Cơ quan Thuế có thông báo đặc biệt về hóa đơn điện tử

Thuế thành phố Đồng Nai cho biết, trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, hóa đơn là một trong những chứng từ quan trọng phục vụ công tác kế toán, kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế. Tuy nhiên, tình trạng sử dụng hóa đơn không hợp pháp, hóa đơn của doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế hoặc những sai sót trong quá trình quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử vẫn xảy ra ở nhiều nơi, tiềm ẩn nguy cơ gây thiệt hại về tài chính và phát sinh các rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

Trước thực tế này, Thuế thành phố Đồng Nai đã đưa ra một số khuyến nghị nhằm giúp doanh nghiệp nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật thuế và chủ động phòng ngừa rủi ro liên quan đến hóa đơn.

Theo cơ quan Thuế, việc kiểm tra tính pháp lý của đối tác là bước quan trọng giúp hạn chế nguy cơ phát sinh các giao dịch không bảo đảm tính minh bạch. Đối với những hợp đồng có giá trị lớn hoặc có dấu hiệu bất thường, doanh nghiệp nên chủ động xác minh thông tin trước khi ký kết và thực hiện thanh toán.

Các nội dung cần được kiểm tra gồm mã số thuế, tình trạng hoạt động, ngành nghề kinh doanh, địa chỉ hoạt động và thông tin người đại diện theo pháp luật của đối tác. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần thận trọng với những đơn vị mới thành lập nhưng xuất hóa đơn có giá trị lớn, hoạt động không rõ ràng hoặc thường xuyên thay đổi địa chỉ kinh doanh.

Cùng với việc kiểm tra đối tác, doanh nghiệp cần bảo đảm việc lập, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử được thực hiện đúng quy định.

Theo đó, hóa đơn phải được lập đúng thời điểm phát sinh giao dịch. Các thông tin thể hiện trên hóa đơn cần đầy đủ, chính xác và thống nhất với hợp đồng, chứng từ thanh toán cũng như hàng hóa, dịch vụ thực tế.

Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên thường xuyên rà soát dữ liệu hóa đơn đã phát hành. Việc sao lưu dữ liệu định kỳ cũng cần được duy trì nhằm bảo đảm an toàn thông tin và giảm thiểu nguy cơ mất mát dữ liệu trong quá trình lưu trữ.

Tuyệt đối không mua bán, sử dụng không hợp pháp hóa đơn

Thuế thành phố Đồng Nai nhấn mạnh, các hành vi mua bán hóa đơn, sử dụng hóa đơn khống hoặc hóa đơn không gắn với giao dịch thực tế đều là hành vi vi phạm pháp luật và có thể bị xử lý nghiêm theo quy định.

Doanh nghiệp không nên tiếp nhận hóa đơn khi chưa phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Đồng thời, việc sử dụng hóa đơn mua ngoài để hợp thức hóa chi phí cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý.

Ngoài ra, cần đặc biệt lưu ý đối với hóa đơn do các doanh nghiệp đã ngừng hoạt động, bỏ địa chỉ kinh doanh hoặc có dấu hiệu rủi ro cao về thuế phát hành. Trường hợp phát hiện dấu hiệu bất thường liên quan đến hóa đơn, doanh nghiệp nên chủ động phản ánh với cơ quan Thuế để được hướng dẫn và xử lý kịp thời.

Theo khuyến nghị của cơ quan Thuế, việc xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ sẽ góp phần hạn chế đáng kể các rủi ro về hóa đơn và thuế.

Doanh nghiệp cần phân định rõ trách nhiệm giữa các bộ phận liên quan như kế toán, mua hàng và bán hàng. Cùng với đó, các hồ sơ, chứng từ như hợp đồng, phiếu xuất nhập kho, biên bản giao nhận hay chứng từ thanh toán cần được lưu trữ đầy đủ để phục vụ công tác đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết.

Việc thường xuyên đối chiếu giữa hóa đơn, chứng từ kế toán và tình hình hàng hóa thực tế cũng là giải pháp giúp phát hiện sớm những sai lệch phát sinh. Đồng thời, doanh nghiệp nên thực hiện kiểm tra định kỳ công tác kê khai thuế và sử dụng hóa đơn để kịp thời khắc phục các tồn tại, thiếu sót.

Bên cạnh nỗ lực tự kiểm soát, doanh nghiệp cũng được khuyến khích chủ động phối hợp với cơ quan Thuế trong quá trình thực hiện các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử.

Khi gặp vướng mắc hoặc phát hiện các dấu hiệu rủi ro, doanh nghiệp nên liên hệ cơ quan Thuế quản lý trực tiếp để được hỗ trợ. Đồng thời, cần thực hiện đầy đủ việc giải trình, cung cấp hồ sơ theo yêu cầu và tích cực tham gia các chương trình tập huấn, đối thoại do cơ quan Thuế tổ chức nhằm cập nhật kịp thời những quy định mới.

Theo Thuế thành phố Đồng Nai, việc tuân thủ đúng các quy định về hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp phòng tránh rủi ro pháp lý và tài chính mà còn góp phần xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, lành mạnh và bền vững.

Cơ quan Thuế cũng đề nghị cộng đồng doanh nghiệp nâng cao ý thức chấp hành pháp luật, sử dụng hóa đơn đúng quy định và phối hợp chặt chẽ trong công tác phòng, chống gian lận hóa đơn.